Tietosuojaseloste

1.   Rekisterin nimi: SPTY:n ja TLPE:n jäsenyhteisöt

2.   Rekisterinpitäjä

SPTY:n ja TLPE:n yhteisöt. Se erilliset osayhteisöt ovat Suomen potilas- ja asiakasturvallisuusyhdistys ry (SPTY) jaoksineen sekä Terveydenhuollon laadun ja potilasturvallisuuden erityispätevyyden (TLPE) toimikunta ja kyseiseen erityispätevyyteen kouluttautujat ja erityispätevyyden saavuttaneet. SPTY:n Lääkärijaos on toinen kahdesta TLPE- toimikunnan toimintaa tukevista taustaorganisaatioista. 

Osoite: https://th-laatu-potilasturvallisuus.yhdistysavain.fi/ ja: https://spty.fi/

3.   Yhteyshenkilöinä rekisteriasioissa/tietosuojavastaavina toimivat: Auvo Rauhala, email: auvo.rauhala@gmail.com, Maiju Welling, email: maiju.welling@mehilainen.fi ja Timo Keistinen timo@keistinen.fi jotka ovat myös Rekisterinpitäjän kotisivujen ja jäsenrekisterin pääkäyttäjiä. Kaikki yhteyshenkilöt ovat mukana sekä SPTY- että TLPE-yhteisössä.

4.   Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään SPTY:n ja sen jaosten jäsenten, TLPE:n toimikunnan jäsenten ja varajäsenten sekä muiden TLPE:n toiminnoissa mukana olevien (erityispätevyyden omaavat ja siihen kouluttautuvat) lääkäreiden ja hammaslääkäreiden (”Rekisteröity”) henkilötietoja.

5.   Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta SPTY:n ja sen jaosten ja/tai TLPE-toimikunnan jäsenten/varajäsenten sekä muiden TLPE:n toiminnoissa mukana olevien osalta. Täten hoidetaan jäsensuhdetta tiedotteilla toiminnasta, jäsenkirjeillä, kyselyillä ym. viestinnällä ja ylläpidetään tietoa Rekisteröityjen kuulumisesta erilaisiin ryhmiin, ilmoitetaan näiden ryhmien kokouksista ja muusta toiminnasta, kerrotaan tehtävistä ja jaetaan niitä. Lisäksi rekisteritietojen perusteella voidaan TLPE-kotisivuilla ylläpitää k.o. henkilöiden suostumuksella ohjaajaksi lupautuneiden ja erityispätevyyden omaavien nimilistaa. Sama henkilö voi kuulua yhteen tai useampaan eri ryhmään. Myös jäsenyyksien/muun toiminnassa mukana olon päättymisen dokumentaatio hallinnoidaan henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”). Perimmäisenä tarkoituksena on – edistämällä rekisterissä mukana olevien henkilöiden jäsensuhdetta, osaamista, verkostoitumista ym. – edistää myös yleisemmin SPTY:n ja TLPE:n päämääriä sosiaali- ja terveydenhuollon laadun ja turvallisuuteen liittyen.   

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Suostumus hyväksytään omien tietojen tarkastuksen yhteydessä pistämällä tarkistusmerkki (”ruksi”) tätä osoittavaan ruutuun.

6.   Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

-        Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

-        Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

-        Ryhmät, johon/joihin rekisteröity SPTY- ja/tai TLPE-yhteisöissä kuuluu. Näitä ovat SPTY:n osalta yhdistyksen ja/tai sen jaosten jäsenyys yhdistyksen jäsentyyppi sekä jäsenmaksutiedot (Yritys- ja hyvinvointialuejäsenyyksissä jäsenrekisterissä voi olla lisäksi laskutuksen yhteyshenkilön nimi, osoite ja sähköpostiosoite) ja TLPE:n osalta toimikunnan jäsenyys, varajäsenyys ja johtajisto (pj, vpj, sihteeri), pääkäyttäjät, erityispätevyyttä kouluttautumaan ilmoittautuneet, sen pätevyyden omaavat, kouluttautujan ohjaajaksi lupautuneet tai jo ohjaajana toimivat erityispätevyyden omaavat.

-        Rekisteröidyn osoite ja puhelinnumero (pakollinen vain SPTY:n henkilöjäseniltä)

-        Erityispätevyyshakemusten yhteydessä kerätään hakijoista vielä Lääkäriliitolle/ Hammaslääkäriliitolle menevään erityispätevyyden myöntämisesitykseen henkilötunnus

7.   Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään vain Rekisteröidyltä itseltään.

8.   Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Rekisterinpitäjän Järjestelmään, johon on rajattu pääsy ainoastaan pääkäyttäjillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi tai muokkaavat niitä. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin historiatiedoissa säilyvät pysyvästi kaikki rekisteriin tehdyt muutokset ja tietosuojavastaavat seuraavat ja valvovat niitä säännöllisesti rekisterissä käydessään. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

9.   Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Ainoina poikkeuksina tästä:

(1) SPTY:n kotisivuilla on vastuuhenkilöiden etu- ja sukunimi sekä email-osoite. TLPE:n kotisivuilla on etu- ja sukunimi TLPE-toimikunnan jäsenistä ja varajäsenistä, TLPE:n johtajistosta myös sähköpostiosoite, samoin omalla suostumuksella etu- ja sukunimi erityispätevyyteen kouluttautuvien ohjaajaksi lupautuneista ja erityispätevyyden suorittaneista.

(2) Erityispätevyyden myöntämisen esittämisen yhteydessä siirretään lääkäreistä Lääkäriliitolle ja hammaslääkäreistä Hammaslääkäriliitolle heidän hakemuskaavakkeensa, jossa on mukana myös henkilötunnus. Tätä tiedostoa ei sen jälkeen enää Rekisterinpitäjä säilytä.

10.   Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11.   Henkilötietojen säilytysaika

SPTY: Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan, kun rekisteröity on jäsenenä

yhdistyksessä. Yhteisö- ja kannatusjäsenen yhteyshenkilön tiedot sekä suostu-

muksen perusteella kerätyt poistamme näiden henkilöiden pyynnöstä.

TLPE: Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on jonkun toimintaamme kuuluvan ryhmän jäsen ja vuoden ajan sen jälkeen, ellei Rekisteröity toisin pyydä. Poikkeuksena edellä olevasta erityispätevät pidetään rekisterissä toistaiseksi, mikäli he antavat siihen suostumuksensa. Tämä suostumus varmistetaan kysymällä sitä aina liittymisvaiheessa erityispäteviltä.

12.   Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on käyttäjätunnus ja salasana, joilla hän pääsee omatoimisesti sekä kotisivuille siltä osin kuin kyseisiin ryhmiin kuuluvalla on niihin oikeudet ja näillä samoilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan hän myös pystyy itse tarkistamaan elektronisesti kaikki ne henkilötietonsa, jotka hänestä on tallennettu Rekisterinpitäjän Järjestelmään. Osittain Rekisteröity pystyy myös itsenäisesti korjaamaan muuttuneita tai virheellisiä tietojaan. Siltä osin kuin hän ei itse pysty korjauksia tekemään, ne voi hänen pyyntöjensä mukaisesti tehdä Tietosuojavastaava.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

-        saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

-        vaatia henkilötietojensa poistamista;

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteyshenkilö/Tietosuojavastaava-kohdan mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

13.   Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

14.   Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Tietosuojavastaavalle. 

15.   Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.10.2023.